martes, 21 de julio de 2009

TENDENCIAS HOTELERAS EN LA BUSQUEDA DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE

Publicado por: SofÍa Bohórquez

Nos encontramos en una época globalizada , marcada por los cambios drásticos y rápidos en todos los aspectos de la vida del ser humano moderno; y la forma que disfrutamos de nuestro tiempo libre no es la excepción, la industria hotelera ha ido cambiando y ampliándose en todos sus aspectos; es decir que el turismo y las necesidades que atraían a un turista a visitar determinado lugar no son la mismas que lo hacen en la actualidad y es por esto que las empresas de alojamiento se han visto forzados a adaptar sus servicios a las cada vez más exigentes demandas que realizan los turistas a nivel mundial.

Venezuela como desino turístico y en especial la Isla de Margarita debe reformular los servicios que brinda para poder estar a la altura de la competencia internacional; y tomar en consideración los declives a nivel mundial del tradicional turismo llamado "sol y playa" es por esto que es de vital importancia el estudio de las demandas que están realizando los distintos segmentos de mercado y colocarnos en la búsqueda de la personalización de los distintos productos turístico ; claro está con la limitantes que caracterizan a la industria hotelera.

Dentro de las nuevas tendencias en la industria de la hospitalidad tenemos los conocidos hoteles boutique que brindan un servicio de alta calidad característico de los hoteles pero de una forma más intima, también la salud está creando un nuevo tipo de hotelería como los hoteles SMOKE FREE totalmente libres del humo del cigarrillo, hoteles con SPA-ROOMS que dan un servicio de cuidado personal de lujo a sus huéspedes.

También tenemos los hoteles verdes dentro de el espíritu ecologista que buscan la creación de conciencia y cuidado de nuestro medio ambiente, hoteles inteligentes que brindan sus huéspedes todo lo último en cuanto a tecnología satisfaciendo así los deseos de un nuevo nicho de mercado que está en aumento y que es vital se tome en cuenta y se atiendan a sus necesidades.

En pocas palabras estamos obligados a la búsqueda de la auto superación, a la creación de nuevos modelos, que cubran las expectativas de cada tipo de persona. El cielo es el límite, existen tantos tipos de hoteles posibles como gustos y preferencias pueda tener una persona, en Venezuela tenemos gran variedad de recursos y ambientes que podemos desarrollar en el ámbito turístico y hotelero, les invito a que hagamos de este destino turístico uno de los mejores de Latinoamérica y el mundo.

IMPORTANCIA DE LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL EN LOS DEPARTAMENTOS OPERATIVOS EN LAS EMPRESAS DE HOSPITALIDAD.

Publicado por:
Yudelys Suárez.


En el medio laboral, es muy común encontrarse con el ingreso de personas que llegan a diferentes organizaciones y, por diversas causas, no reciben una adecuada capacitación básica que favorezca la integración rápida y efectiva de estas personas a las empresas, se sabe que la efectividad de las acciones de un equipo de trabajo (independiente del área específica de trabajo), dependerá de la forma como cada miembro de su grupo realice el trabajo y lo integre con el resto del proceso productivo.

Esta condición está íntimamente relacionada con la forma como se lleven a cabo los programas de inducción y entrenamiento en cada una de sus secciones y, la correspondiente conexión entre ellas. Elementos tan básicos como la presentación general de la organización y de sus políticas, aspectos de seguridad, situaciones relativas al contrato laboral, capacitaciones y programas de desarrollo específicos para su oficio, misión y visión de la organización y factores de riesgo entre otros, pueden presentarse como grandes obstáculos para lograr un buen acople y facilitar el rápido desarrollo de las actividades para las que fue contratada una persona; aún cuando es en estos momentos, al inicio de cualquier labor, que más se necesita del apoyo, seguridad y aceptación para lograr la adaptación e integración del personal, en pro de favorecer el inicio y desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa.
Es un hecho, que de forma paralela al proceso de inducción, se debe ir presentando una motivación por parte de los directivos del cargo (jefes inmediatos), como acompañamiento y sostenimiento de un excelente ambiente laboral.
En la actualidad el proceso de inducción a los empleados de nuevo ingreso a cualquier organización representa un factor fundamental en lo que se refiere al cumplimiento de las metas establecidas por la empresa, ya que esto garantiza que todos sus empleados se encuentren alineados en un mismo orden de ideas y realicen todas sus funciones de acuerdo a los manuales de normas y procedimientos vigentes en la empresa.
En cuanto a la inducción la define Nash(1988: 87); como “Un proceso sistemático y planificado orientado a influir en los conocimientos, actitudes y comportamiento del personal que ingresa a la organización o a una nueva posición, para inducir cambios que faciliten su integración y aceleren su incorporación al trabajo”, en este proceso se utilizan mecanismos psicológicos que operan durante la inducción, tales como: percepción, actitudes, integración, satisfacción y algo que no puede faltar que es la motivación.
En este mismo orden de ideas, se puede decir que una Inducción bien ejecutada constituye la base de todas las expectativas y compromisos implícitos del trabajador, además esta persona se plantea una serie de importantes interrogantes acerca de la organización y el ambiente que se respira en ella y deben responderse con la mayor rapidez.
El propósito fundamental de un programa de inducción es lograr que el nuevo empleado identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones internas y externas en permanente evolución, en las que un buen desempeño de parte suya, incidirá directamente sobre el logro de los objetivos corporativos. A demás para que un programa de inducción sea efectivo, debe permitir encausar el potencial de la nueva persona en la misma dirección de los objetivos de la empresa con mente organizacional.
Vale la pena destacar que la primera inducción recibida por el empleado de nuevo ingreso debe provenir del departamento de Capital Humano o en su defecto el de Recursos Humanos, luego de esto es obligación del jefe del departamento y en ciertos casos por parte del staff en general dependiendo del cargo a ocupar; inducir a un nuevo integrante en la organización es un procedimiento administrativo pocas veces valorado en las organizaciones. Un manual de inducción es una herramienta muy útil para la orientación del personal y como referencia para la persona que se integra a la organización.
Es notorio que en muchas empresas hoteleras no se lleva a cabo de la mejor manera el proceso de inducción del nuevo empleado, por parte del departamento de Recursos humanos, algunos jefes de departamentos ni por los mismos empleados que lo integran, quizás puede pasar debido a que estas personas nunca recibieron inducción ni entrenamiento alguno al formar parte de la empresa o quizás por que de verdad no poseen conciencia ni cultura organizacional.
Se plantea que un buen proceso de inducción, debe contar con la participación activa de las directivas de toda organización, ya que de éstas depende en gran parte el éxito del mismo (efectiva planeación, implementación, cumplimiento y evaluación del proceso que se lleve a cabo de manera efectiva). Por otro lado se puede decir, que la motivación del personal debe ser una continuidad de dicho proceso, ya que éste generalmente funciona como una cascada, en la cual las felicitaciones y reconocimientos parten desde las directivas y se hacen extensiva a todo el personal. Nunca un jefe debe ahorrarse un estímulo para con sus empleados, ya que al motivarlos los estará ayudando a realizar sus funciones con mayor entusiasmo.
Por ello se puede mencionar que un buen comienzo de inducción previa significa un mínimo de tiempo invertido y un incalculable porcentaje de interés a futuro, es decir, un buen comienzo no solo aumenta la productividad sino que aumenta la eficiencia y reduce las sustituciones de personal de manera constante que conlleva al no pensar en cuan perjudicial es para toda empresa el no contar con el personal bien capacitado para el desarrollo de funciones específicas.
Haciendo un enfoque en aquellas posibles causas que conllevan a que el proceso de inducción no se cumpla de la manera correcta se puede decir que:
 No existe en la empresa un Programa de Inducción bien definido.
 De existir dicho programa, no se están tomando en cuenta los criterios de inducción y capacitación por parte del Departamento de Recursos Humanos ejecutarlo de la mejor manera.
 No esta bien definida la cultura organizacional.
 No existe conciencia organizacional en ningún jefe ni alto ejecutivo.
 El nuevo empleado no debe ser abrumado con excesiva información.
 Debe evitarse que el empleado comience con la forma desagradable de su labor.
 No se debe sobre cargar de labores de las cuales aun no ha tenido ningún mínimo de inducción ni entrenamiento.
 El tipo de relaciones humanas desarrolladas dentro de la organización no es la más idónea.
 La mala gestión administrativa.
 La inducción no es considerada un factor fundamental para el buen desarrollo de la actividad productiva.
 La inducción debe comprender puntos importantes y no aquellos que incluyan fallas y errores que desmotiven rápidamente al empleado.
 Se debe hacer notar que desde el primer día el nuevo empleado sienta que forma parte de la organización en general.
 Y por último la empresa hotelera no posee un buen manual o programa de inducción y capacitación.

En cuanto a los beneficios que una empresa de alojamiento puede obtener llevando a cabo un excelente programa de inducción se dice que:

Reduce el nivel de ansiedad del nuevo empleado y al reducir la ansiedad, es más probable que se desempeñen bien las nuevas responsabilidades, al sentirse mejor ubicados, el empleado requerirá menos atención por parte del supervisor. Así mismo, es menos probable una renuncia temprana que conllevaría de cierta forma a descontrolar las funciones de cada empleado en dicho departamento.
A demás, al contar con este programa se estará disminuyendo perdidas de tiempo, posibilidades de errores y costos del proceso de inducción por parte de los empleados mismos de la organización. Adicionalmente, y desde el comienzo, se fomenta y promueve la cultura de la documentación del conocimiento, en pro de favorecer las actividades a realizar por cada empleado. Se logra una mayor productividad ya que el trabajador estará listo para el desempeño completo de sus funciones (para las que fue contratado) en un tiempo menor comparativamente contra una organización sin un buen proceso de inducción definido.
A su vez, Se mejora la comunicación interna entre todo el personal, lo cual evita errores, facilita y agiliza los trabajos interdisciplinarios y favorece el buen ambiente y clima organizacional. La idea es lograr generar una cultura de apoyo y ayuda al recién ingresado a la organización, y por otro lado es un primer proceso motivador interno, el cual induce a las personas a trabajar mejor, con más ánimos y empeño en las funciones para las que fue contratado.

EL DESAFÍO DE LA GERENCIA HOTELERA EN VENEZUELA RADICA EN LA INFORMALIDAD DE SU GENTE

Publicado por:
César Velásquez
El servicio hotelero es “indisociable de la forma de ser de la gente”. Mientras en países como Francia o Inglaterra el servicio responden a elevados parámetros de eficacia, en Venezuela “por la informalidad, los empleados son mucho más amables y eso sorprende gratamente al cliente, el calor humano compensa las posibles fallas técnicas”. El entrenamiento “en el arte de servir” más las emociones y la idiosincrasia del trabajador son las áreas a considerar al momento de planificar el servicio, que se aclimata en cada ciudad, “la gente que viene a Margarita no espera ser atendida como si estuviera en Moscú, sino que busca algo distinto y el clima tropical ayuda”.

Aunque la infraestructura física para el turismo tiene serias fallas en el país, el recurso humano es excelente para la industria hotelera, “porque tiene mucha chispa y aprende rápido”. El consorcio Hilton emplea personal venezolano egresado del Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), “ellos asumen el espíritu hotelero con facilidad, atienden bien y nosotros los vamos entrenando y desarrollando. Nuestro director de ventas empezó como aprendiz del INCE”.

Venezolanos formados por el Hilton en ciudades como Toronto o San Juan son enviados a entrenar nuevo personal de la cadena en países como China, Ecuador y Brasil. “Es nuestra obligación invertir en el desarrollo de la gente de la comunidad, es la filosofía Hilton”.

La crisis económica que atraviesa Venezuela ha resaltado la necesidad de optimizar los costos evitando impactar en la calidad del producto final. El Hilton efectuó encuestas entre sus clientes para indagar sobre sus requerimientos de servicios, “la mayoría de las empresas no pedían nuevos productos, sino hacer más accesibles los actuales”. Hilton inició un proceso de racionalización de costos que desactivará programas especiales como el Wa No Kutsurogi , que es un servicio exclusivo para ejecutivos nipones, disponible en más de 50 sedes a nivel mundial. “Lanzamos el Hilton Gold, que ofrece descuentos progresivos en los hoteles venezolanos y tiene como premio final un viaje a Las Vegas para la pareja que más consuma”.

Otra estrategia para combatir los altos costos es la utilización de Internet como herramienta de ventas, concentrando más de un 15% de las operaciones a nivel mundial en el site del consorcio, www.hilton.com. El mercadeo del hotel apunta hacia el target habitual, concentrado en un público AB, pero con los nuevos planes, han logrado captar clientes clase C, “usamos la creatividad para captar clientes”. Sus operaciones de publicidad están focalizadas en servicios internacionales de reservación, que “proveen el lomito del mercado”; telemercadeo; sistema de control de mercadeo postventa y visitas directas efectuadas por “visitadores hoteleros” a las personas que toman decisiones de alojamiento en las empresas.

La gerencia del hotel cuenta con un equipo de 750 personas para manejar “áreas muy complejas como alimentos y bebidas, que debe estar preparada para trabajar las 24 horas, pues nosotros tenemos el salón de eventos más grande de Venezuela”. Un suceso fortuito como el cierre de un aeropuerto o un desastre natural puede concentrar miles de personas en el hotel y las estructuras de recepción y ama de llaves e ingeniería deben reaccionar eficazmente para que el cliente “no se sienta defraudado, la gente no espera sorpresas desagradables y el Hilton es un estándar de calidad en Caracas o en Pekín”.

El manejo diario del hotel implica reuniones de comunicación con cada uno de los 12 jefes de departamento, hay que comunicarse abiertamente con el personal y recorrer las áreas del hotel para saber lo que pasa y así concentrar los esfuerzos. El peor error es aislarse en un castillo y creerte lo que te vienen a contar.

“Si tu no administras la realidad empiezas a vivir en una fantasía”.

lunes, 20 de julio de 2009

Organización y dirección de reuniones

Publicado por Susana Gómez.

Las reuniones son indispensables. Lo importante es hacer que sean productivas. Sepa qué debe tener en cuenta a la hora de prepararlas y de enfrentarse a ellas.


A menudo, parte de los integrantes de una organización dudan de la utilidad y eficacia de las reuniones. En múltiples ocasiones se llega a considerar que éstas pueden llegar a resultar una pérdida de tiempo e incluso obstaculizar el logro de los objetivos de la organización.

Estos pensamientos y sensaciones son originados en muchas ocasiones por hechos que se dan en el día a día: reuniones convocadas sin una preparación previa (tanto por parte del dirigente de la reunión, como por parte de los asistentes), desconocimiento del contenido de la reunión, falta de puntualidad y de planificación, objetivo no definido, etc.


No obstante, la celebración de reuniones es imprescindible para el funcionamiento de una organización. Si bien es posible que una persona pueda realizar, de modo individual, un importante número de tareas, que establezca una comunicación con terceros a través de un correo electrónico, una llamada o una conversación, en otras muchas ocasiones la necesidad de celebrar una reunión es esencial, por las ventajas añadidas que presenta.

Una reunión favorece la transmisión de una información a un conjunto de trabajadores de la organización, permite estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteados la empresa, posibilita el crear opinión y transmitir ideas, el formar a miembros de un Equipo de trabajo sobre un tema, el poder tomar decisiones de forma colegiada, el lograr un sentimiento de pertenencia a la organización, la creación de un compromiso con las decisiones tomadas y los objetivos fijados, etc.


Para que estos resultados positivos sean posibles y que la reunión sea productiva es necesario que se cumplan una serie de requisitos:

  • Existencia de al menos un objetivo que justifique su convocatoria.
  • Preparación de la reunión, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes ya que en caso contrario, se incurriría en una gran pérdida de tiempo y no se lograrían los objetivos deseados.
  • Definición de un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.
  • Ejecución de las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.


La preparación de la reunión es esencial a la hora de buscar el éxito de la misma. Para ello la persona encargada de dirigir la reunión se deberá de plantear el objetivo que persigue ésta. Así, nos encontramos con reuniones de carácter informativo, consultivo-deliberativo, formativo o decisorio.

Una vez definido el objetivo y seleccionado el tipo de reunión a celebrar, la persona que convoca la reunión deberá de determinar el número de asistentes. Teniendo en cuenta que la participación de los miembros que asisten a una reunión va a depender tanto del número de asistentes como de las características del grupo, cuanto menor sea el número de asistentes mayor será la eficacia de la misma, así como la participación e implicación de los mismos. Así cuando el grupo sea superior a las 10-15 personas la reunión no será propicia para la toma de decisiones, aunque sí podrá ser válida para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones previamente consensuadas.

En cuanto a las características del grupo habrá que tener en cuenta aspectos tales como el nivel de participación e implicación, el grado de madurez y de cohesión o la libertad en la constitución del mismo.

Además, el director de la reunión deberá crear un guión de reunión que hará llegar a los asistentes con la suficiente antelación. Éste deberá incluir información como: la fecha, el lugar, la hora de la reunión, la duración prevista (incluso por cada punto a tratar), el orden del día, las finalidades de la reunión en cada uno de los puntos y la documentación de apoyo necesaria. De este modo los asistentes podrán preparar la reunión y se podrán obtener unos mejores resultados.


Llegados a este punto y una vez establecido el lugar en el que la reunión va a tener lugar y definidos los medios que se van a emplear, se procede a detallar aquellos aspectos a tener en cuenta durante la celebración de la misma.

En primera instancia, el convocante, deberá comenzar la reunión con puntualidad, clarificará los puntos del orden del día así como la finalidad perseguida, definirá con precisión la técnica o estrategia a emplear en la reunión y priorizará el tratamiento de los puntos del orden del día.

Durante el desarrollo de la reunión se esforzará por mantener la reunión orientada hacia el objetivo que se había planteado y tratará de lograr la creación de un buen ambiente y clima de trabajo profesional, así como una participación de las personas asistentes. Para ello evitará contestar personalmente a las cuestiones que se planteen, el plantear cuestiones personales así como el hacer sentir que las decisiones están ya tomadas.

Por otro lado, potenciará la intervención de todos los asistentes, el respeto a todas las opiniones e intervenciones y la creación de confianza, cooperación y cordialidad.

Es probable encontrarse con dificultades tales como un silencio prolongado del grupo, con desviaciones del tema, con un saboteador sistemático o, con evasiones por parte del grupo. El director tendrá que hacer frente a estas situaciones lo antes posible para poder dar la solución más apropiada.


Al final de la reunión, el coordinador de la misma deberá conseguir que la sesión de trabajo no acabe sin previamente haber fijado con toda claridad, los acuerdos alcanzados y decisiones tomadas, haber definido, programado y asignado las tareas y actividades que harán posible la ejecución de los acuerdos y decisiones tomadas.

Finalmente, es necesario elaborar un acta en el que se recoja toda la información tratada en la misma y realizar un seguimiento.


Impacto de las reuniones efectivas en la productividad

Publicado por Christopher Martínez.

Las reuniones son la esencia del manejo directivo, permanentemente estamos convocando, dirigiendo o asistiendo a reuniones, sin embargo en muchas ocasiones sentimos que no estamos obteniendo los resultados esperados o que el tiempo dedicado a ellas no es efectivo y que podríamos ocupar ese tiempo resolviendo todos los pendientes que tenemos esperando en nuestros puestos de trabajo.

Uno de los temas que más preocupa a muchos es cuando las reuniones se convierten en rutinarias y pierden su propósito, son reuniones sin agenda específica y que fácilmente caen en el anecdotario haciendo que no haya efectividad en el tiempo dedicado a las reuniones.

Otros factores y situaciones que hacen improductivas nuestras reuniones son:

  1. La impuntualidad para comenzar las reuniones.
  2. Sabemos a qué hora inicia pero no a qué hora termina.
  3. Las permanentes interrupciones para atender llamadas o resolver urgencias.
  4. No llegan las personas que deben tomar las decisiones.
  5. Se cambia la agenda sin previo aviso.
  6. Las tareas no se cumplen y se arrastran reunión tras reunión.


En la búsqueda de estrategias que permitan que las reuniones sean efectivas y que tengan impacto en la productividad debemos tener en cuenta los componentes de la misma, de tal manera que se conviertan en un instrumento que se conviertan en espacios productivos asociados a la planeación, ejecución y seguimiento de las tareas.

Las reuniones deben tener un propósito claro por parte quienes la convocan y también en aquellos que han sido citados, en este sentido es importante tener claro que a las reuniones no necesariamente debe asistir todo el grupo, solo aquellos que por su función o responsabilidad pueden contribuir en la toma de decisiones o ejecución de las actividades que allí se plantean.

La duración se determina por la agenda y es preciso que cada asistente conozca de antemano cuál será su aporte a la misma y qué información o documentos debe llevar con el fin de no improvisar en sus intervenciones, sino que por el contrario sean intervenciones concretas y ajustadas a los temas propuestos. Las reuniones ejecutivas no deben pasar de una hora o dos a lo sumo con el fin de permitir que los asistentes puedan organizar su agenda para nuevas reuniones u otras actividades.

En este sentido es importante también resaltar el impacto que tiene la puntualidad al iniciar y finalizar las reuniones, el costo-hora de cada uno de los asistentes por una parte y la cultura del respeto que se debe promover invitan a reflexionar sobre la importancia que tiene el cumplimiento, lamentablemente en muchas organizaciones son los mismos que convocan y dirigen la reunión quienes promueven la impuntualidad.

Las reuniones tienen un sentido claro en cuento a los resultados que se esperan, por cuanto permiten hacer seguimiento a las tareas anteriores, planear nuevas acciones, informar de situaciones nuevas, negociar tiempos y recursos e incluso son requeridas para capacitar en temas específicos del equipo de trabajo.

Uno de los componentes claves de toda reunión, por pequeña que sea, es el acta, ya que permite documentar de manera clara y concisa los acuerdos a los que se llegaron, las decisiones que se tomaron, las tareas que se asignaron con responsables y tiempos de cumplimiento.
El acta es la memoria de la vida del grupo, allí quedan consignados los acuerdos, las autorizaciones, las decisiones y la manera como se resolvieron dificultades que pueden volver a presentarse en el futuro, por otra parte el acta expresa el avance y la dinámica de la vida del equipo.

Finalmente quiero puntualizar la importancia que tiene tener en mente, especialmente por parte de quienes son responsables de convocar y dirigir reuniones, los tres momentos claves de toda reunión efectiva, esto es:

  1. Antes de la reunión. Tener claridad del propósito por el cual se convoca, definir e invitar a quienes pueden contribuir positivamente en el desarrollo de la misma e igualmente establecer y enviar con anticipación la agenda con los temas y los responsables de preparar cada uno de ellos.
  2. Durante la reunión. Iniciar con puntualidad, permitir la participación y contribución de todos los asistentes, asignar responsabilidades y tareas, tomar las decisiones pertinentes, por supuesto hacer seguimiento a las tareas anteriores para verificar su estado actual y asegurar que se realice el acta.
  3. Después de la reunión. Enviar el acta a los asistentes y aquellos a quienes les pueda interesar el resultado de la reunión, hacer seguimiento a los compromisos adquiridos y brindar acompañamiento a quienes lo requieran.


De esta manera las reuniones pueden convertirse entonces en lugares privilegiados para avanzar significativamente en nuestra labor gerencial desde los cuales podemos acceder a la información que necesitamos para tomar las mejores decisiones que permitan incrementar la productividad de nuestras organizaciones.

jueves, 16 de julio de 2009

¿ADMINISTRA USTED POR REUNIONES?

Publicado por:
Aaron Yépez S.


La realización de reuniones se ha convertido desde hace unos años en una actividad importante para muchos administradores, tanto por razones puramente técnicas como psicológicas.
La complejidad de los elementos que intervienen en un gran número de decisiones impiden que estas puedan ser tomadas por un único individuo, requiriéndose para su preparación de la realización de distintas reuniones.
Si se quiere que las decisiones sean aceptadas por aquellos que deberán implantarlas, es necesario y conveniente asociarlos a la propia toma de decisión, de ahí la importancia de las reuniones.
Una reunión es la acción de trabajar dos o más personas frente a frente. Las reuniones constituyen una vía intensa para involucrar a otros en la solución de problemas y la toma de decisiones. Si conseguimos involucrar al personal y comprometerlo con lo que se puede lograr de este proceso se asegura:
1. Efectividad en las soluciones propuestas.
2. Apoyo y aceptación de esas soluciones.

Existen dos tipos de personas que actúan distinto ante las reuniones:

1. Aquellos que hacen de la reunión el ombligo del mundo.
2. Aquellos que odian las reuniones: muchas personas ven a las reuniones como una olla infernal en donde tienen que sumergirse por obligación. Esto pasa porque aun muchas reuniones se encuentran en alguna versión perdida dentro de los procedimientos parlamentarios ingleses de principios de siglo en donde el jefe se sentaba a la cabeza de la mesa y comenzaba a dirigir, controlar y hablar la mayor parte del tiempo. De esta forma no es extraño que las reuniones funcionen tan mal.
Si las reuniones tienen tan mala fama es por los métodos que se aplican para realizaras y por su duración kilométrica para al final no resolver ningún problema.

LAS REUNIONES MERECEN LA PENA SIEMPRE QUE TENGAN UN PROPÓSITO VALIDO Y PREMEDITADO

Las reuniones merecen la pena cuando en busca de un máximo éxito se apela a la participación total, sabemos que existen barreras, pero hay que crear un ambiente que estimule a alcanzarla, hay que lograr la alineación para que exista la comunicación cara a cara entre los miembros del grupo, para que prestando atención a la inspiración personal se obtenga el éxito en común.
Las reuniones es un método para evaluar al personal, es un medio de aprender respecto al progreso, acoplamiento y potencial de la gente.
En cada reunión se revelan las características del personal. Dominio, originalidad, creatividad, sentido común, usted debe de ser capaz de propiciar que nazcan estos elementos y aprovecharlos en favor de la empresa.

SOLAMENTE DESDE ESTE PUNTO DE VISTA VALE LA PENA TODA REUNIÓN

La idea de una reunión es lograr el compromiso, que todos compren un plan confeccionado por la venta de las ideas todos.

¿Cómo saber si son efectivas nuestras reuniones? Existen dos maneras de juzgar a una reunión:

1. Por los resultados de esta.
2. Por el proceso interno de desarrollo de la misma.

SI LAS REUNIONES FALLAN ES POR ALGUNA MALA ATENCIÓN A UNO O AMBOS ELEMENTOS ANTES MENCIONADOS.

miércoles, 15 de julio de 2009

Procedimientos para dirigir y controlar reuniones

Cómo Dirigir una Reunión

1. Inicie la Reunión.
- Presentación (Si es necesario).
- Procure que el grupo se sienta cómodo.
- Indique el procedimiento o régimen usado.
- Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
- Haga introducción.
2. Dirija y Controle.
- Estimule la participación.
- Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.
- Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
- Resuma con frecuencia.
- No permita que un participante monopolice un tema.
- Controle la reunión sin provocar resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
- Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
- Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
- Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.
4. Resuma la Reunión.
- Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
- Muestre los aspectos sobresalientes.
- Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
- Determine el plan de acción a seguir.
- Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones
Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones

* Inteligencia.
* Energía.
* Integridad Moral.
* Equidad.
* Capacidad Técnica.
* Cultura General.
* Cordialidad.
* Entusiasmo.
* Auto – confianza.
* Buen Humor.
* Conocimiento de la Naturaleza Humana.
* Buen Humor.
* Habilidad Educativa.
* Auto – dominio.
* Modestia.
* Optimismo.
* Iniciativa.

Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión
* Motiva y dirige al grupo.
* Adapta su presentación al tipo de participante.
* Usa términos al alcance de todos.
* Piensa antes de hablar.
* Habla viendo a todos los participantes.
* Hace énfasis en los puntos importantes.
* Habla claro y con voz modulada.
* Usa la mímica apropiada.
* Usa buenos modales.
* Acepta sugerencias mejores que las de él.
* Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.
* Resume con precisión las ideas del grupo.
* Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.
* Ausente del complejo de jefatura o autoridad.
* Controla la dirección en forma imperceptible.
* Evita la postura de catedrático.

Tipos de Directores

Nervioso

Tiemblan sus manos y voz, deja frases sin terminar, no ve de frente al grupo. El nerviosismo desconcierta al grupo y puede perderse la confianza en el Director. Se recomienda realizar ejercicios de respiración, relajación y vocalización, para disminuir la tensión y recobrar ánimos.
Regañón
Humilla al participante o lellama la atención delante del grupo o en privado.

Astrónomo
Busca en el cielo la frase que necesita para completar una idea.
Presumido
Actúa en forma visiblemente forzada. Pretende mostrar una gran seguridad en sí mismo.
Catedrático
Trata a los participantes como si fueran alumnos. Se expresa en forma académica.

Cansado
Todo el tiempo permanece sentado y en la misma posición.

Desafiante
Permanece con los brazos cruzados como en actitud de reto.

Desarreglado
Despeinado, sucio, corbata de lado, desaliñado.

Maniquí
Arregla su ropa, se peina, arregla sus manos delante del grupo.

Balancín
Se mueve balanceándose sobre los pies.

Mimo
Exagerado en su mímica y particularmente en el uso de los brazos.

Apoyado
Permanece apoyando sus manos en una mesa o silla.
Apuntador
Juega con un lápiz mientras hace su exposición.

Monedero
Se mete las manos al bolsillo y hace sonar los objetos que tenga dentro. (monedas, llavero)
El participante sus características y cómo debe ser tratado con inteligencia Superior por el Director
Inteligente
Entiende rápidamente.
Hace más que el participante término medio.
Aprende sin mucha supervisión.
Obtiene las mejores calificaciones.
Darle más trabajo que al término medio.
Asignarle las tareas más difíciles.
Utilizarlo como asistente.
Hacerlo competir con compañeros del mismo nivel.
Desarrollar al máximo su capacidad.

Sabelotodo
Es exhibicionista por naturaleza.
Su actitud Irrita al grupo.
Usa el grupo para lucirse.
Mantenerlo bajo control.
Aprovechar sus conocimientos y experiencias
para apoyar el asunto de la reunión para beneficio del grupo.

Charlatán
Monopoliza la reunión.
Es extrovertido.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Cortar su intervención sutilmente, haciéndole una pregunta concreta o resumiendo su intervención.
Fuera del Tema
Trata de exhibir sus conocimientos.
Se sale del tema.
Demuestra poco interés y energía.
Sus realizaciones son casi nulas.
Insistir en que el tiempo es limitado.
Preguntarle regularmente para que esté preparado.
No dedicar tiempo a temas que no están relacionados con lo que se esté tratando.
Impuntual
Llega siempre tarde.
Entrega las actividades asignadas después que la mayoría del grupo lo ha hecho.
No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo.
Informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los demás.
Hacer énfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad.
Retrasado
Lento para entender.
Demuestra poca habilidad para realizar las actividades.
Analizar sus deficiencias.
Asignarle tareas extras.
Ofrecerle entrenamiento individual
Soñador o Ausente
Cara de sueño.
No Atiende.
Siempre está distraído.
Manténgalo ocupado.
Diríjase a él frecuentemente.
Supervíselo de cerca.
El director debe analizar su estilo de dirigir reuniones, si éste es el tipo de participante que más se manifiesta en el grupo.
Pendenciero
Actitud agresiva.
Testarudo.
Muestra poca habilidad para relacionarse socialmente.
Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos.
Observar su comportamiento de manera más de cerca.
Reforzarlo positivamente si modera su actitud.
Intransigente
No le gusta asistir a ninguna actividad extra.
Demuestra escepticismo.
Se resiste a los cambios tenazmente.
Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa, antes de involucrarlo. Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.
Murmurador
Habla en voz baja con otro compañero mientras el Director está explicando.
Sorprenderlo con una pregunta.
Pedirle amablemente que haga en voz alta sus comentarios..

Adulador
Usa toda su inteligencia para no trabajar.
Trata de ganar la simpatía del Director con obsequios, alabanzas o favores personales.
Explicarle que los aspectos que serán tomados en cuenta para su evaluación son el trabajo, la honestidad y la aplicación que demuestre en conseguir el objetivo planteado.
Tímido
Teme expresar sus ideas públicamente.
No pedirle que dé su opinión antes que la del grupo.
Gane su confianza asignándole tareas sobre temas que él domina y haga que los presente al grupo.
Haga que supere su timidez Por medio de preguntas sencillas, y logre su mayor participación en el grupo.

Criticón
Está en contra de todos y de todo.
Busca constantemente errores que criticar
Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo después que ha expuesto sus ideas.
Mantenerlo ocupado durante la reunión. Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión
Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas:

1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
- Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.
- El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.
- Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.
- Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.
2. Formularlas considerando las características individuales.
3. Deben ser:
- Amistosas: No agresivas.
- Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.
- Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.