Aspectos relevantes en la Planificación de Reuniones

Criterios para elegir el tipo de Reunión adecuada.

• De cuánto tiempo se dispone para la realización de la misma.
• Cuantas personas participaran y cuál será su función en la reunión.
• Determinar la urgencia de la reunión.
• Cual es el costo de la realización de la misma.
• Determinar cuál es el lugar de reunión que favorece más al logro del objetivo o meta.
• Se debe saber cuál es el objetivo de la reunión.

Tipos de Salas para Reuniones:

Sala de juntas.

Salas con mesa central y butacas o sillones alrededor de mesa. Es ideal para reuniones de empresa, juntas o sesiones de trabajo. Capacidades de 10 a 25 personas.

Sala de conferencia.

Salas perfectamente acondicionadas para realizar eventos en los que sea necesario hacer exposiciones mediante un orador o varios oradores ante un auditorio.

Salas de reuniones en "U".

Salas polivalentes que permiten múltiples montajes en salas de conferencia o tipo teatro, montajes en forma de U ideales para coloquios y reuniones de empresa, cursos de formación.

Salas entrevistas.

Sala perfectamente adecuada para desarrollar entrevistas o reuniones de no más de 8 personas.

Características del espacio a utilizar al realizar reuniones

• Sede: Se hace referencia al destino o lugar geográfica que reúne las características e infraestructura para satisfacer las necesidades y requerimientos básicos que exige una reunión.
• Acústica: las condiciones acústicas deberán ser adecuadas para la escucha de la palabra, por lo que se habrá de conseguir valores del tiempo de reverberación bajos (inferiores a 1 segundo a frecuencias medias).
• Iluminación: las condiciones de iluminación, también son un factor muy importante a considerar. Se preferirá iluminación artificial a natural, por lo que la sala ideal será aquella que carezca de ventanas, pudiendo ejercerse un control total sobre la iluminación, incluso pudiendo regularla en intensidad (dimerización).
• Mobiliario-decoración: existen varios aspectos tener en cuenta, que se pasan a indicar. Por un lado hay que contar con un fondo apropiado tras la mesa de conferencias. Además habrá que disponer de una mesa de conferencias apropiada para albergar los equipos necesarios (ordenador, monitor, cámara de documentos, entre otros.)

Convocatoria:

¿En qué momento hay que convocar una reunión?

Podemos considerar que depende de la situación, pero algunos ejemplos específicos pueden ser los siguientes:

• El director, gerente general o presidente de una empresa necesita información complementaria sobre algún proyecto de importancia para el futuro de la compañía.
• Para hacer partícipe de la decisión al equipo de trabajo.
• Para aclarar algunas situaciones que no se encuentran bien especificadas y no se quiere tomar una decisión dictatorial.
• Para solucionar y erradicar problemas que surjan mes a mes, y que desean resolver de una vez por todas.
• Para aclarar dudas sobre un tema específico, los colaboradores solicitan tener una reunión.
• Están ocurriendo problemas que afectan la productividad de la organización, y entre todos lo buscan una solución al mismo.
• Sucede una situación problemática, y no hay nadie encargado porque la situación es un poco confusa y nadie se hace cargo.

La Agenda u Orden del día:

Del contenido de la agenda.

La agenda es la correlación de las cuestiones que han de concertarse en la reunión y también en la libreta o cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, aquellas cosas que se han de hacer; la agenda es un instrumento importantísimo de programación personal y organizacional cuyo uso varía de persona a persona.
La agenda dentro de una reunión es de gran prioridad, y repercute grandemente en los logros y frutos de dicha reunión. Debe contemplar los puntos o temas que se tratarán en la reunión, que se deberán convenir o sobre los que se consultará a los asistentes.
Además, recuerde que será de utilidad a los participantes para enterarse y alistarse, a fin de juzgar, contribuir, etc. Indiferentemente del tipo de reunión, los puntos de la agenda constituyen los objetivos intermedios que posibilitarán alcanzar el objetivo final de la reunión.
Dependiendo del tipo de reunión, así será la necesidad de enviar los puntos de la agenda en forma anticipada.

De la escritura de la agenda.

Al redactar los asuntos de la agenda vigile la composición de la misma. Su lenguaje debe ser claro, breve y explícito. Algunos autores también sugieren que en la agenda se relacionen las actividades a tratar y los resultados esperados de las mismas, con lo que se espera ahorren energías y optimice el tiempo de la reunión, ya que los participantes se centrarán más en los resultados finales y no en el camino a seguir para llegar a dichos resultados. De preferencia no utilice lenguaje rebuscado, ni demasiado técnico, salvo que la situación y la reunión a tratar así lo requieran.

Orden del contenido.

Una vez escritos los asuntos en la agenda, es evidentemente significativo reflexionar qué sucesión deberán llevar, debe tenerse en cuenta que la sucesión de la agenda denota el compás de la reunión. He aquí algunos ejemplos:

• Sucesión por grupo uniforme: consiste en agrupar las cuestiones similares, para tratarlas de forma contigua, tales como ventas, decisiones, etc.
• Sucesión con agenda variada: Radica en tener una o más agendas alternativas para afrontar una operación, las que se utilizarán de ayuda según se necesite. Como pueden observar, este tipo de secuencias se utiliza en reuniones de negociación, en donde se debe llegar preparado con propuestas y contrapropuestas, según el camino que la negociación tome.
  

Guía para planificar Reuniones:

• Determinación del tema de la reunión y nombre de la misma.
• Definir los objetivos de la reunión.
• Realización de la agenda u orden de la reunión.
• Prever el número de asistente, expositor y visitante.
• Definir el lugar o sede de la reunión bien sea dentro de la empresa o fuera de la misma.
• Escojencia de la sala de reunion o montage de la sala.
• Determinar cual será el material de apoyo que se utilizara en la reunión y cofee break de ser necesario.
• Elaborar presupuesto para realizar la reunión.
• Elaboración de la convocatoria especificando lugar, fecha y hora de la misma.